SOP Kunjungan
Kunjungan yang dilakukan terhadap BEM FK UNEJ 2024 dapat dilakukan via Luring dan Daring. Maka dari itu, berikut Standar Operasional Prosedur (SOP) Kunjungan BEM FK UNEJ 2024 via Luring dan Daring, dengan rincian :
SOP Kunjungan via Luring
a. Mengirimkan surat permohonan kunjungan (wajib ditandatangani oleh pembina instansi yang mengajukan) dan Terms of Reference (wajib berisikan rundown yang telah disesuaikan dengan format rundown kunjungan BEM FK UNEJ (terlampir), jumlah peserta kunjungan, daftar nama dan jabatan peserta kunjungan, serta daftar kementerian atau departemen dari instansi yang mengajukan) melalui email ke bemgunners2024@gmail.com dan narahubung BEM FK UNEJ 0813395538684 (a.n. Candra) dengan subjek : Kunjungan BEM FK UNEJ [nama instansi]. Contoh : Kunjungan BEM FK UNEJ [Stanford University] selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pelaksanaan kunjungan.
b. Konfirmasi terkait penerimaan atau penolakan kunjungan akan diberikan setelah BEM FK UNEJ mendapat informasi ketersediaan ruangan untuk pelaksanaan kunjungan. Proses tersebut memerlukan waktu kurang lebih 7 hari.
c. Setelah memperoleh izin kunjungan dari email BEM FK UNEJ diharapkan untuk memberi konfirmasi kembali minimal 7 hari sebelum pelaksanaan kunjungan ke narahubung yang terlampir dalam E-mail BEM FK UNEJ.
d. Kunjungan bersifat selektif disesuaikan dengan maksud dan tujuan.
e. Peraturan kunjungan :
-
-
- Peserta kunjungan maksimal 50 peserta;
- Pihak yang berkunjung wajib mempersiapkan materi presentasi dan mengirimkannya ke email BEM FK UNEJ maksimal 2 hari sebelum pelaksanaan kunjungan;
- Pihak yang berkunjung diharapkan untuk hadir sesuai dengan waktu dan tempat yang telah disepakati;
- Toleransi yang diberikan untuk keterlambatan adalah 60 menit. Apabila terjadi keterlambatan, diwajibkan untuk memberi informasi pada narahubung. Kunjungan akan dibatalkan apabila tidak ada kabar lebih lanjut.
-
f. BEM FK UNEJ tidak memungut biaya apapun dalam menerima kunjungan.
g. Waktu pelaksanaan kunjungan dilakukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.
h. Akomodasi yang disediakan oleh BEM FK UNEJ hanya berupa konsumsi (tidak ada akomodasi transportasi), dengan ketentuan sebagai berikut :
- Apabila durasi kunjungan dalam rentang waktu 1 hingga 5 jam, BEM FK UNEJ akan menyediakan air mineral dan snack untuk bersama.
- Apabila durasi kunjungan terlaksana lebih dari 5 jam, BEM FK UNEJ akan menyediakan air mineral dan snack untuk per orang.
- Apabila waktu pelaksanaan kunjungan telah disepakati oleh kedua belah pihak, selanjutnya silahkan koordinasi terkait detail acara dengan penanggung jawab kunjungan dari BEM FK UNEJ.
- Setiap peserta kunjungan wajib menerapkan protokol kesehatan selama kunjungan berlangsung.
- Pembatalan atau perubahan waktu pelaksanaan kunjungan disampaikan paling lambat 14 hari sebelum waktu pelaksanaan.
- Apabila terdapat kegiatan mendesak di tingkat universitas, BEM FK UNEJ memiliki kewenangan membatalkan kunjungan paling lambat 7 hari sebelum kunjungan.
- Kunjungan tidak dapat BEM FK UNEJ fasilitasi apabila terdapat acara besar tingkat universitas seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, dsb.
- Ketentuan kunjungan ini dibuat untuk kenyamanan bersama.
SOP Kunjungan via Daring
a. Mengirimkan surat permohonan kunjungan (wajib ditandatangani oleh pembina instansi yang mengajukan) dan Terms of Reference (wajib berisikan rundown yang telah disesuaikan dengan format rundown kunjungan BEM FK UNEJ (terlampir), jumlah peserta kunjungan, daftar nama dan jabatan peserta kunjungan, serta daftar kementerian atau departemen dari instansi yang mengajukan) melalui email ke bemgunners2024@gmail.com dan narahubung BEM FK UNEJ wa.me/62813395538684 (a.n. Candra) dengan subjek : Kunjungan BEM FK UNEJ [nama instansi]. Contoh : Kunjungan BEM FK UNEJ [Stanford University] selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pelaksanaan kunjungan.
b. Konfirmasi terkait penerimaan atau penolakan kunjungan akan diberikan paling lambat 7 hari usai penerimaan permohonan kunjungan.
c. Setelah memperoleh izin kunjungan dari E-mail BEM FK UNEJ, diharapkan untuk memberi konfirmasi kembali minimal 7 hari sebelum pelaksanaan kunjungan ke narahubung yang terlampir dalam E-mail BEM FK UNEJ.
d. Kunjungan bersifat selektif disesuaikan dengan maksud dan tujuan.
e. Peraturan Kunjungan :
- Jumlah peserta kunjungan menyesuaikan hasil kesepakatan;
- Pihak yang berkunjung wajib mempersiapkan materi presentasi dan mengirimkannya ke E-mail BEM FK UNEJ maksimal 3 hari sebelum pelaksanaan kunjungan;
- Pihak yang berkunjung diharapkan untuk hadir paling lambat 5 menit sebelum pelaksanaan kunjungan;
- Toleransi yang diberikan untuk keterlambatan adalah 60 menit. Apabila terjadi keterlambatan, diwajibkan untuk memberi informasi pada narahubung. Kunjungan akan dibatalkan apabila tidak ada kabar lebih lanjut;
- Selama kunjungan daring, peserta dihimbau untuk berpartisipasi dengan mengaktifkan kamera dan mematikan mic apabila tidak sedang bersuara;
- Jika ingin bertanya, silakan mengajukan pertanyaan pada saat sesi tanya jawab dan dipersilakan untuk mengaktifkan mic;
- Peserta lainnya diperkenankan untuk menanggapi atas diskusi yang berlangsung.
f. BEM FK UNEJ tidak memungut biaya apapun dalam menerima kunjungan.
g. Waktu pelaksanaan kunjungan dilakukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.
h. Apabila waktu pelaksanaan kunjungan telah disepakati oleh kedua belah pihak, selanjutnya silahkan koordinasi terkait detail acara dengan penanggung jawab kunjungan dari BEM FK UNEJ.
i. Pembatalan atau perubahan waktu pelaksanaan kunjungan disampaikan paling lambat 7 hari sebelum waktu pelaksanaan.
j. Apabila terdapat kegiatan mendesak di tingkat universitas, BEM FK UNEJ memiliki kewenangan membatalkan kunjungan paling lambat 3 hari sebelum kunjungan.
k. Kunjungan tidak dapat BEM FK UNEJ fasilitasi apabila terdapat acara besar tingkat universitas seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, dsb.
l. Ketentuan kunjungan ini dibuat untuk kenyamanan bersama.